Aníbal Pérez Rocha

Aníbal Pérez Rocha

Columnista

El síndrome de la “Juntitis”

6 Diciembre 2017

Un exceso de reuniones, muestra una enorme falta de organización y de liderazgo. Distrae a los empleados, los confunde, los desmotiva y hace que la productividad se vea afectada.

Por Aníbal Pérez Rocha

¿Usted es de los adictos a citar todo el tiempo a juntas de trabajo? ¿Busca establecer una operatividad a través de variadas y repetidas reuniones de trabajo con los niveles gerenciales? ¿Invita a sus empleados a reunirse más de dos veces por semana para determinar o solucionar diferentes conflictos?

Tome sus precauciones, porque puede estar bajo el síndrome de la “Juntitis”. Una forma muy engañosa de creer que estamos poniendo orden en la organización y estamos fomentando exactamente lo opuesto.

-“Lo vemos en la junta”-, -“Reunámonos todos para analizarlo”-, sintomatología inequívoca que estamos mal encaminando nuestro tiempo y nuestros esfuerzos.

No nos confundamos, las  juntas de trabajo son excelentes  herramientas  para identificar y corregir problemas laborales, administrativos y de venta.

Pero todo en exceso es malo, el síndrome de la “Juntitis” es una manifestación clara que la comunicación organizacional es deficiente.

Un exceso de reuniones, muestra una enorme falta de organización y de liderazgo. Distrae a los empleados, los confunde, los desmotiva y hace que la productividad se vea afectada. Nuestro capital humano llega a percibir  que nada se soluciona o que innecesariamente todo se estanca.

Es cuando… “citas a junta para organizar una próxima reunión de trabajo” …Es momento de detener todo y hacer una reingeniería de la práctica y operación  de nuestras reuniones en equipo.

Compartimos con usted unas sugerencias que puede adaptar sin problema alguno al giro de su empresa y a las condiciones laborales y administrativas existentes.

Establezca los roles y las participaciones de los asistentes a las reuniones de trabajo, es muy importante que todos lleguen sabiendo qué van a aportar.

Nunca exponga un tema o un problema nuevo en una reunión, a menos que sea algo que acaba de suceder en lo inmediato. Siempre utilice la técnica del “Lobbying” o cabildeo previo, para llegar ya con una posible solución, no exhibir nunca el planteamiento desde cero del problema en sí.

Haga un acto protocolario formal, sea puntual en el inicio, tome lista y lea los acuerdos pasados de manera muy resumida.

Un día antes informe a los asistentes de la reunión los puntos que se resolverán y en qué orden.

No termine NUNCA una reunión sin llegar a un acuerdo, es fundamental este punto, de lo contrario todo el tiempo invertido se habrá desperdiciado.

Si es posible cite siempre a la misma hora, día y lugar. Una vez por semana y si es posible una hora antes que las operaciones del negocio empiecen.

Solo reúnase con las personas que tienen poder de decisión o están facultadas para eso.

Opere la reunión bajo el esquema de alcanzar en ese momento metas y resolver objetivos. No postergue.

Videograbe la sesión o en su defecto el audio y elabore su respectiva minuta.

No convierta las reuniones en proceso burocráticos, sea práctico y puntual.

Busque por todos los medios NO citar a juntas extraordinarias porque luego se hace una costumbre.

Póngase como meta una duración de máximo hora y media cada semana, si lo puede resolver todo en 60 minutos más que excelente.

Con paciencia y disciplina, encontrará en este esquema una herramienta eficaz en la planeación y solución de todo el entorno relacionado a la operatividad del negocio y sobre todo estará fomentando una ordenada comunicación organizacional  de manera formal.

 

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